Skal medarbejderen beskattes af fri telefon?

Tro og love-erklæringen

Erklæringen forudsætter, at telefonen reelt kun bruges erhvervsmæssigt, og at arbejdsgiveren fører kontrol med det. Bruges telefonen alligevel privat, holder erklæringen ikke.

Hvad bør I have på plads?

Det praktiske er som regel enkelt, når rammerne er skrevet ned én gang.

• Skriftlig aftale om, hvad telefonen må bruges til
• Tro og love-erklæring, hvis den kun bruges erhvervsmæssigt
• Aftale om, hvad der sker ved fratrædelse
• Afklaring med revisor, før ordningen sættes i gang

Det er rådigheden, der udløser beskatning

Beskatningen afhænger ikke af, hvor meget telefonen faktisk bruges privat. Det afgørende er, om medarbejderen har mulighed for at bruge den privat. Tager medarbejderen telefonen med hjem, er udgangspunktet som regel, at rådigheden er der.

Det betyder også, at en medarbejder, der næsten aldrig bruger telefonen privat, kan blive beskattet, hvis der ikke er en klar aftale om, at telefonen kun er et arbejdsredskab.

Virksomhedens opgave

Beskatningen ligger hos medarbejderen, men det er virksomheden, der skal indberette godet, så beløbet kommer med på lønsedlen og årsopgørelsen. Sker det ikke, er det virksomheden, der har fejlen.

Gennemgå listen over numre, hver gang en medarbejder starter eller stopper, og hver gang en telefon skifter hænder. Det er der, de fleste fejl opstår.

• Afklar for hvert nummer, om der er privat rådighed
• Skriv ordningen ind i ansættelsesaftalen eller personalehåndbogen
• Indberet fri telefon løbende sammen med lønnen
• Genbesøg listen ved ansættelser og fratrædelser

Særlige situationer

Vagttelefoner, reservetelefoner og telefoner knyttet til en funktion frem for en person behandles ofte anderledes, fordi der ikke er privat rådighed. Det forudsætter, at telefonerne bliver i virksomheden.

For ægtefæller, der begge har fri telefon, findes der særlige regler om nedslag. Betingelserne fastsættes af myndighederne og kan ændre sig – tag den konkrete situation med jeres revisor.

Sådan griber I det an i praksis

Lav en samlet oversigt over alle numre i virksomheden, og sæt et navn på hvert af dem. Marker derefter, hvilke telefoner medarbejderen har med hjem, og hvilke der bliver i virksomheden. Den oversigt er som regel nok til at afgøre, hvor fri telefon skal indberettes.

Har I telefoner, der ikke er knyttet til en bestemt person – for eksempel en vagttelefon eller en telefon i en firmabil – så skriv ned, hvordan de bruges, og hvem der har adgang til dem. Det er den dokumentation, der efterspørges, hvis ordningen bliver set efter.

Tag oversigten med til revisoren én gang om året, gerne samtidig med årsregnskabet. Så bliver eventuelle ændringer fanget, mens de er nemme at rette. Satser og betingelser fastsættes af myndighederne og kan ændre sig.

• Oversigt over alle numre med navn på bruger
• Marker hvilke telefoner der tages med hjem
• Beskriv brugen af vagt- og fællestelefoner
• Gennemgå listen med revisoren årligt